CA et bureau : les subtilités à connaître

Aux assemblées générales, va faire suite l’accueil des nouveaux administrateurs des centres socioculturels. Alors, pour rassurer les bénévoles qui voudraient prendre des responsabilités associatives, revenons sur quelques fondamentaux.

Des instances statutaires, c’est quoi ?

Les instances statutaires sont des moyens concrets d’organisation. Elles permettent de prendre des décisions.

L’assemblée générale.

 constitutive. C’est la première assemblée générale. Les créateurs donnent naissance à l’association. On y valide les statuts.

 ordinaire. Par tradition, on en organise une par an. On l’a probablement écrit dans les statuts. C’est le moment où l’on faire part à tous ceux qui constituent l’association, de ce qui a été fait, des projets, des questions de sous.

 extra-ordinaire. Elle a lieu lorsqu’il faut changer un article ou une règle du fonctionnement dans les statuts. Après avoir constaté que quelque chose manquait ou devait être précisé. Cela n’arrive pas tous les jours. Elle a également lieu quand il y a un gros problème ou quand on veut dissoudre l’association.

Dans tous les cas c’est au moment de l’assemblée générale que toutes les personnes concernées vont pouvoir avoir consistance d’informations, exprimer leur point de vue, valider les bilans ou projets, voter les mandats à ceux souhaitent participer à l’administration de l’association.

Le conseil d’administration

Il y a un conseil d’administration parce qu’il y a des administrateurs. On le devient parce qu’au moment de l’assemblée générale on accepte de représenter et de faire fonctionner l’association. Selon ce qui a été écrit dans les statuts il y a un nombre minimum ou maximum d’administrateurs.
Les personnes élues comme administrateurs sont responsables de manière collective, solidaire et égalitaire. Il n’y a pas un petit ou un grand administrateur. Chacun à des compétences, une capacité d’expression, une volonté de s’engager et un droit de vote sur la base de 1 administrateur = 1 voix.
On pourrait presque en rester là et faire en sorte que tous les débats et décisions soient prises par les administrateurs. Par souci de démocratie, le groupe consignera dans un compte-rendu, les contenus des débats et des décisions. Dans la vraie vie, l’organisation est plus affinée. Au sein du conseil d’administration, on constitue un bureau.

Le bureau

Compte tenu de la multitude de choses à faire, il est important de se doter d’une organisation qui permette d’être efficace. On crée donc un bureau. Il s’agit d’un groupe restreint qui peut donc être plus opérationnel et plus réactif pour régler certaines questions. Les membres du bureau sont élus par les membres du conseil d’administration. Le nombre de membres qui peuvent siéger au bureau est précisé dans les statuts.
Le bureau est au service du conseil d’administration. A partir des réflexions du conseil d’administration, il va affiner une question, préparer un dossier, mettre en œuvre un point précis. Bref, il exécute. Il met la main à la pâte de manière concrète. Ce qui peut l’amener à faire des constats, à avoir des idées, des informations complémentaires. Il peut faire des propositions qui alimente la dynamique du projet. C’est le double effet kiss-cool.

Le bureau n’est pas un organe de décision. Cependant, parfois, le conseil d’administration lui délégue la décision. Par exemple, le CA décide d’acheter minibus pour servir le projet. Il décide de l’enveloppe qui peut-être utilisée. Il préfère que cela soit un véhicule fabriqué en France. Ces décisions prises, le CA peut déléguer la mise en œuvre et l’arbitrage du choix définitif au bureau. Ce dernier informera le CA du bon déroulement de l’achat.

L’effet Kiss-coll, c’est que c’est parfois le bureau qui, étant au plus près des affaires, fait le constat d’un manque, de difficultés de fonctionnement et qui suggére au CA l’achat du mini bus, après avoir déjà préparé quelques données et infos qui font gagner du temps.

Plus la quantité de sujets à traiter est important, plus ils sont complexes, plus les navettes entre ces 2 instances deviennent subtiles et parfois difficiles à articuler. C’est là tout l’enjeu de l’organisation collective. On appelle cela la gouvernance.